A partir del 1 de octubre, los siguientes documentos deberán emitirse electrónicamente en Colombia

Documento expedido para el cobro de peaje.

Comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores.

Documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities.

Bogotá, septiembre de 2024 – A partir del 1 de octubre de 2024, nuevos documentos deberán emitirse electrónicamente en Colombia como parte de la modernización del sistema de facturación impulsada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Esta medida busca mejorar la transparencia y eficiencia en las transacciones comerciales, beneficiando especialmente a las PYMES.

“Las empresas enfrentan múltiples desafíos, incluyendo la necesidad de adaptarse a un entorno económico en constante cambio y la presión para modernizar sus procesos operativos. La transición a documentos electrónicos no solo responde a una exigencia normativa, sino que también ofrece una oportunidad para mejorar la competitividad y eficiencia en un mercado cada vez más digitalizado”, asegura Alejandro Silva, gerente general de Sovos Saphety Colombia.

A continuación, Sovos Saphety Colombia explica cada documento, cómo deben enviarse por correo electrónico y los beneficios que conlleva esta transformación. Según la compañía, este es un cambio trascendental que impactará a empresas, PYMES y a todos los colombianos.

Documentos que ahora deberán ser electrónicos:

• Documento expedido para el cobro de peajes: Este documento debe registrar el cobro de peajes, incluyendo detalles como el valor del peaje y los dato s del vehículo. Debe ser emitido electrónicamente y enviado por correo electrónico al cliente. Es esencial que el documento incluya toda la información requerida por la DIAN para asegurar su validez. La emisión electrónica de este documento facilita la gestión y el control de los cobros de peajes, reduciendo errores y mejorando la eficiencia operativa, lo cual es crucial para las pymes que buscan optimizar sus recursos.

• Comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores: Este comprobante detalla las transacciones realizadas en la Bolsa de Valores, proporcionando información sobre las operaciones y los valores negociados. Debe ser emitido en formato electrónico y enviado por correo electrónico a las partes involucradas en la transacción. La digitalización de estos comprobantes mejora la transparencia y la trazabilidad de las operaciones bursátiles, facilitando la auditoría y el cumplimiento normativo, lo cual es vital para las pymes que participan en estos mercados.

• Documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities: Este documento registra las transacciones en mercados agrícolas y de materias primas, proporcionando detalles sobre los productos y los precios acordados. Debe ser emitido electrónicamente y enviado por correo electrónico a los participantes del mercado. La emisión electrónica de estos documentos agiliza las transacciones en los mercados de commodities, asegurando una mayor precisión y reduciendo el riesgo de fraudes, lo cual es esencial para las pymes que operan en estos sectores.

“La emisión electrónica de documentos como el comprobante de liquidación de operaciones y el documento de operaciones de la bolsa agropecuaria no solo mejora la transparencia y la trazabilidad, sino que también facilita la auditoría y el cumplimiento normativo, aspectos vitales para las pymes que buscan optimizar sus procesos”, comenta.

Impacto y Beneficios Generales

De acuerdo con Sovos Saphety, la implementación de estos documentos electrónicos es un paso crucial para la modernización del sistema de facturación en Colombia. Las pymes deben adaptarse a estos cambios para cumplir con las regulaciones de la DIAN y evitar posibles sanciones. Además, esta medida contribuirá a:

• Mejorar la eficiencia en los procesos de facturación.
• Aumentar la transparencia en las transacciones comerciales.
• Facilitar la fiscalización por parte de la DIAN.

Sovos Saphety insta a todas las empresas a revisar sus sistemas de facturación para asegurar que estén listas para emitir documentos en formato electrónico a partir del 1 de octubre. Es clave que las empresas adapten sus procesos para cumplir con los nuevos requisitos de la DIAN y evitar posibles sanciones.

“En el contexto colombiano, las pymes enfrentan el desafío de modernizar sus operaciones en un entorno económico en constante cambio. La adopción de documentos electrónicos no solo es una obligación normativa, sino también una oportunidad para mejorar la competitividad y eficiencia, cerrando brechas tecnológicas y optimizando la productividad”, concluye Silva.